In un precedente articolo abbiamo esaminato la procedura per depositare il bilancio consuntivo nel RUNTS, che è un obbligo annuale, cui adempiere entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio finanziario (entro il 30 giugno, per gli enti del Terzo settore il cui esercizio finisca al 31 dicembre). L’art. 48 del Codice del Terzo Settore, però, stabilisce che tutti gli enti iscritti al RUNTS sono anche tenuti ad aggiornare i dati indicati in sede di iscrizione o inseriti per effetto della trasmigrazione dai registri preesistenti.

Nel caso in cui non vengano depositati i bilanci o non vengano aggiornate le informazioni entro determinate scadenze, l’Ufficio RUNTS competente può diffidare l’ente ad adempiere, assegnando un termine perentorio (non superiore a 180 giorni) e, in caso di ulteriore mancato adempimento, sarà cancellato dal RUNTS, con conseguente perdita della qualifica di ente del Terzo settore e di ogni agevolazione e beneficio correlato.

Variazione dei dati sul RUNTS: i dati da aggiornare

L’art 20 del Decreto del Min. Lavoro e Politiche Sociali n. 106 del 2020 specifica le informazioni da aggiornare, tra le quali le modifiche dello statuto e le variazioni dei titolari delle cariche sociali.

Gli amministratori dell’ente (ossia i componenti del Consiglio Direttivo, Presidente incluso) hanno l’obbligo e la responsabilità di effettuare sia il deposito del bilancio, sia questi aggiornamenti. Possono infatti accedere al RUNTS per la variazione dei dati non solo il rappresentante legale dell’ente, ma anche gli altri amministratori o, in mancanza, i componenti dell’Organo di controllo; saranno però legittimati ad effettuare l’aggiornamento solo se le loro generalità siano già state precedentemente inserite nel RUNTS (e quindi solo se risultino titolari di tali cariche sociali).

La procedura

Occorre accedere al RUNTS tramite il portale dei servizi del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali. Qualunque soggetto legittimato dovrà essere dotato di SPID o Carta d’identità elettronica (CIE) per l’autenticazione; firma digitale personale in formato Cades, per firmare la distinta con le informazioni di riepilogo che si genera al termine della compilazione.Dopo l’accesso si seleziona l’icona RUNTS e si sceglie l’opzione per una nuova istanza, specificando “Variazione”.

Occorre inserire la data della variazione: ad esempio, se riguarda i nominativi di coloro che ricoprono cariche sociali, sarà la data del verbale di elezione.

Si possono verificare ed aggiornare i dati dell’ente, tra i quali la sede legale, eventuali sedi secondarie e la qualifica: ad esempio un’associazione nata come ODV che ha scelto di trasformarsi in APS o viceversa. In tal caso occorrerà anche modificare la sezione del RUNTS in cui l’associazione risulta iscritta indicando quella in cui intende migrare. È fondamentale inoltre verificare la presenza della qualifica (obbligatoria) nella denominazione: ad esempio l’acronimo ODV o APS.

Aggiornamento delle cariche sociali

Per quanto riguarda le cariche sociali (ad esempio, i componenti dell’Organo di amministrazione), occorre specificare il tipo di carica tra quelle previste nell’elenco (ad esempio, Presidente dell’Organo di amministrazione), la data di nomina ed eventuali poteri o limitazioni specifici. Va inoltre specificato chi sia il rappresentante legale. Il numero dei componenti dell’Organo dovrà essere coerente con quello previsto dallo statuto.

All’aggiornamento devono provvedere gli amministratori in carica, entro 30 giorni dalla data della delibera dell’Assemblea o dell’Organo amministrativo nella quale sono stati eletti. Se nessuno dei nuovi eletti faceva parte dell’Organo di amministrazione, dovranno provvedere all’aggiornamento il Presidente o gli amministratori uscenti già indicati nel RUNTS, in quanto unici legittimati ad accedere al portale e a presentare l’istanza di variazione. Va anche verificato che risultino aggiornate le cariche comunicate in precedenza: ad es. fino a qualche anno fa sul portale era possibile inserire quella di “membro del Consiglio Direttivo”, che ora non è più presente in elenco e va sostituita con “componente dell’Organo di amministrazione”. Va al contempo aggiornata la decorrenza della carica, per chi è stato rieletto, ed eliminati i nominativi di coloro che non ricoprono più cariche: per modificare o eliminare i dati inseriti, nel riquadro relativo alla persona interessata occorre cliccare, a seconda dei casi, su “Modifica” o “Cancella”.

Occorre anche indicare i dati di riepilogo degli Organi dell’ente: nello specifico, il numero dei componenti dell’Organo di amministrazione, che dovrà coincidere con il totale delle persone inserite nell’elenco, e le generalità e il numero dei componenti dell’Organo di controllo o di revisione (se presenti o obbligatori per legge).

 Aggiornamenti statutari

In caso di variazioni dello statuto, occorre depositare nel RUNTS entro 30 giorni il verbale assembleare di modifica e il nuovo statuto registrati all’Agenzia delle entrate (o redatti dal notaio, se l’ente ha o vuole anche ottenere la personalità giuridica, nel qual caso dovrà essere il notaio ad effettuare il deposito nel RUNTS): andranno caricati in formato pdf/A nella sezione “Allegati”. Entro il medesimo termine vanno effettuate le variazioni di sede legale o di sedi operative precedentemente comunicate.

 Aggiornamenti sulle attività

Qualora cambino anche le attività di interesse generale precedentemente comunicate, occorrerà aggiungere quelle che l’ente realizza attualmente ed eliminare quelle che non rientrano più nelle proprie finalità sociali. È possibile inoltre specificare:

– se lo statuto prevede la possibilità di svolgere attività diverse (commerciali) da quelle di interesse generale;

– uno o più codici ICNPO (classificazione internazionale degli enti non profit) corrispondenti alle attività di interesse generale esercitate;

– se l’ente svolge attività diverse (commerciali), inserendo anche i relativi codici ATECO.

Se l’ente, inoltre, nel periodo di imposta ha svolto prevalentemente attività commerciali, entro 30 giorni dal termine dell’esercizio sociale deve comunicare la perdita della natura di ente non commerciale.

Numero di soci, volontari e altri aggiornamenti

Ulteriori aggiornamenti riguardano il numero dei soci, il numero dei volontari iscritti nel registro dei volontari (assicurati per malattie e infortuni e responsabilità civile per eventuali danni a terzi) e il numero dei lavoratori (nella Nota ministeriale n. 18244 del 30/11/2021 viene chiarito che, ai fini di questo computo, sono da considerare i dipendenti e i parasubordinati, escludendo quindi i collaboratori occasionali).

Per le ODV e le APS il numero minimo di soci richiesto è di 7 persone fisiche. Se gli associati sono altri enti, vanno indicati nella sezione “Compagine Sociale – persone non fisiche”, rispettando i requisiti indicati dal Codice del Terzo Settore: minimo 3 ODV in una ODV, minimo 3 APS in una APS e, qualora aderiscano enti con qualifiche diverse, il loro numero non dovrà essere superiore al 50% del numero delle ODV (nelle ODV) e delle APS (nelle APS).

Per una ODV e una APS il prevalente apporto dell’attività dei propri soci volontari è un requisito, ai fini del mantenimento della qualifica: in base agli artt. 33 e 36 del Codice del Terzo Settore, in una ODV il numero di eventuali lavoratori impiegati nell’attività (e non potrà trattarsi di soci) non può essere superiore al 50% del numero dei volontari, mentre in una APS non può essere superiore al 50% del numero dei volontari o al 20% del numero dei soci (l’associazione sarà in regola rispettando almeno una delle due percentuali).  L’aggiornamento va effettuato entro il 30 giugno di ogni anno con riferimento ai dati del 31 dicembre dell’anno precedente. In assenza di variazioni, non occorrerà effettuare aggiornamenti.

Va inoltre indicata l’eventuale apertura di partita IVA, la variazione della PEC dell’ente (necessaria per ricevere avvisi dall’Ufficio RUNTS), e sempre entro 30 giorni dall’evento, l’adesione o affiliazione a Reti associative. In tal caso occorre indicare la Rete associativa con la quale è avvenuta l’affiliazione o l’adesione e allegare l’attestazione di affiliazione firmata dal legale rappresentante della Rete di appartenenza, classificandola (nell’elenco dei vari tipi di allegati) come “attestazione affiliazione ad ente associativo”.

Ultimata la compilazione e dopo aver allegato la documentazione eventualmente richiesta in base al tipo di aggiornamento, si scarica la distinta con le informazioni di riepilogo che, senza apportare alcuna modifica al nome del file, deve essere firmata digitalmente in formato Cades (il file pdf si tramuta in un file p7m) da chi ha effettuato l’accesso al portale. Il modello firmato va caricato sul portale e si preme “Invia”. La pratica a questo punto risulterà trasmessa e si riceverà via PEC una notifica automatica di avvenuta consegna all’Ufficio RUNTS (che potrà così esaminare l’istanza inviata).

Casi che non rientrano nella variazione

Non è possibile inviare il bilancio con un’istanza di variazione, poiché per tale scopo è necessario attivare un’istanza specifica di “Deposito bilancio”. Anche per quanto riguarda il cinque per mille, qualora l’ente voglia richiedere l’accreditamento oppure inserire o aggiornare l’IBAN del proprio conto (sul quale ricevere gli importi), occorre attivare un’istanza del “Cinque per mille”, sempre accedendo sul portale RUNTS con le modalità già descritte. Non si ricorrere all’istanza di variazione anche in caso di volontaria cancellazione o scioglimento o estinzione dell’ente: in questi casi, infatti, si presenterà un’istanza di “Cancellazione” per richiedere il parere preventivo sulla devoluzione del patrimonio ad altro ente del Terzo Settore e per l’eliminazione dal Registro.